10. Кадрове забезпечення проєкту
Десятий модуль Посібника з фандрейзингу MediaDev GFMD.
Вступ
Все частіше донори хочуть бачити кадрові плани та резюме ключових співробітників, які представлені в пропозиціях про фінансування.
Такий підхід ґрунтується на тому, що проєкт хороший настільки, наскільки добре працюють люди, однак донори також визнають, що підбір правильного персоналу та консультантів може бути складним і трудомістким процесом.
Якщо організації-виконавці змушені збирати команду з нуля на ранніх стадіях проєкту, існує високий ризик того, що заплановані заходи будуть серйозно відкладені.
Як зазначалося в інших розділах цього посібника, організаціям з розвитку ЗМІ рекомендується підтримувати великий і поточний пул консультантів або позаштатних співробітників проєкту, яких можна залучати в найкоротші терміни для підтримки проєктних груп.
Важливо забезпечити, щоб цей пул включав:
Різноманітність професійних навичок.
Належний гендерний баланс (рекомендується цільовий показник в 30-50%).
Якщо можливо, широкий спектр лінгвістичних здібностей.
Особи, які мають значний досвід у цільових регіонах.
Особи з хорошою доступністю (тобто ви повинні попросити їх повідомити вас, якщо вони погоджуються на повну зайнятість)
Деякі організації ведуть доступну для пошуку базу даних консультантів, яка включає в себе останні резюме, щоденні ставки та відповідну історію.
Вони час від часу проводять кампанії з набору персоналу, щоб поповнити пул, але також підтримують контакт з особами з бази даних, щоб переконатися, що інформація актуальна та що правила GDPR повністю дотримуються.
Відбір і набір персоналу під час конкурсу
Підбір персоналу та консультантів протягом обмеженого періоду часу, передбаченого тендерним процесом, пов'язаний з дуже специфічними проблемами.
Вас просять не тільки знайти людей з потрібними навичками і досвідом, які будуть доступні в потрібний час і готові бути направленими в потрібне місце; ви також збираєте команду, яка має потенціал для гарної спільної роботи та поєднує в собі належне розмаїття та гендерний баланс.
Крім того, експерти з сильними резюме користуються великим попитом і можуть вибирати свого майбутнього роботодавця. Це означає, що вони також можуть назвати свою ціну.Існують перевірені методи підбору персоналу та консультантів.
Найбільш очевидним підходом є перегляд ваших власних контактів та контактів ваших партнерів, а потім відбір найвідповідніших кандидатів.
В іншому випадку ви можете розмістити рекламу через соціальні мережі або різні відповідні галузі платформи. Це включає наступне:
Linkedln добре підходить для пошуку наборів навичок, хоча вам знадобиться преміум-статус, щоб мати можливість звертатися до осіб, які не входять до вашої мережі.
Організація, що базується у Великій Британії, Media Leaders, ділиться оголошеннями про вакансії зі своєю мережею з 400 консультантів, і ця послуга безкоштовна.
Зверніть увагу, що, рекламуючи або повідомляючи про можливості під час тендерів, ви маєте чітко пояснити, що посада залежить від виграшу контракту.
Фільтрування та відбір резюме
Після того, як ви склали короткий список кращих кандидатів, ви можете дотримуватись стандартних процедур співбесіди, як і для будь-якої вакансії з повною чи частковою зайнятістю.
Однак золоте правило конкурсних тендерів — це максимально точна відповідність резюме вимогам технічного завдання.
Якщо вільне володіння французькою мовою та ступінь магістра є обов'язковими кваліфікаціями, а обраний вами кандидат володіє базовою французькою мовою та має ступінь бакалавра, ви втратите бали, якою б високою не була його кваліфікація в інших сферах.
Щоб гарантувати, що ваша заявка має найкращі шанси на перемогу, ви можете обрати людину, яка була слабшим кандидатом на співбесіді, але мала ідеальне резюме.
Після того, як ви оберете найкращого кандидата, вам доведеться домовитися про добові ставки або зарплати (і ви можете виявити, що обраний вами варіант є недоступним, через що вам доведеться повернутися до свого короткого списку).
На жаль, кандидати, які знають, що їхні резюме може вплинути на вашу перемогу або програш у конкурсі, можуть піддатися спокусі вимагати від вас більше.
Крім того, переконайтеся, що кандидати повністю зрозуміли всі правила ексклюзивності, які можуть існувати. Якщо ці правила будуть порушені та один і той самий кандидат буде представлений в двох конкурентних заявках, то обидві заявки будуть відхилені.
Ви маєте суворо дотримуватися чітких протоколів під час усіх співбесід із кандидатами, зокрема, письмового прийняття фінансових пакетів та інших положень чи умов.
Подання кадрових планів
Більшість шаблонів довгих заявок включають розділ для представлення ключового персоналу та/або структури управління проєктом.
Гарною ідеєю є проста організаційна схема, що представляє ієрархію управління та партнерські відносини, але ви також маєте знайти місце для визначення ролей і обов'язків. Не в останню чергу тому, що це може послужити корисною відправною точкою для розділу вашого бюджету, присвяченого персоналу.
Там, де це можливо, вкажіть рівень зусиль (РЗ) для окремих членів команди.
Кадрові плани можуть включати короткі біографічні дані ключових управлінських співробітників і консультантів. Вони мають бути стислими та актуальними, висвітлювати будь-який досвід у подібних проєктах або географічних регіонах.
Якщо дозволяє місце, цей розділ надає хорошу можливість обговорити ваш підхід до обов'язків надання допомоги —заходи, які ви вживатимете для підтримки персоналу на місцях, а також плани дій у надзвичайних ситуаціях для забезпечення їх безпеки у разі серйозного погіршення умов роботи.
Інші сфери, що представляють інтерес, включають:
Резерв на випадок хвороби та відпустки співробітника
Управління знаннями для забезпечення безперервності роботи
Зусилля, спрямовані на урізноманітнення, стимулювання та підтримку робочого середовища для максимального утримання персоналу
Мистецтво складання резюме
Кілька донорів надають шаблон для резюме, а також вказівки щодо того, як потрібно заповнювати шаблон.
Донори, які "оцінюють" резюме, можуть також вимагати підтверджувальну документацію та/або рекомендації, щоб забезпечити перевірку представлених навичок та кваліфікацій.
Консультанти, які активно працюють в секторі розвитку ЗМІ, швидше за все, попередньо підготують резюме в декількох форматах, але навіть в цих випадках вам рекомендується витратити час і зусилля на переробку резюме, щоб переконатися, що вони максимально точно відображають вимоги Технічного завдання.
У наступних параграфах представлені важливі моменти, на які слід звернути увагу при підготовці резюме.
Стислий опис
Рекомендується починати резюме зі стислого опису, в якому пояснюється, чому відповідна особа є ідеальним кандидатом на роботу.
Він має бути лаконічним та бадьорим.
Використовуйте займенник третьої особи (він/вона).
Включіть будь-які великі нагороди або почесті.
Академічна кваліфікація
ЄС та ООН приділяють значну увагу академічним кваліфікаціям, тому переконайтеся, що вони представлені точно.
Однак вам слід уникати подання "академічних" резюме з довгим списком публікацій і предметів викладання. Залиште тільки найбільш актуальні приклади.
Мовні навички
Деякі донори мають свою власну рейтингову систему (1-5 для ЄС, професійні / робочі / обмежені для ОБСЄ тощо), але інші дозволяють вам вибрати свій метод оцінювання.
Загальноєвропейські рекомендації з мовної освіти (CEFRL) — одні з найбільш широко визнаних керівних документів.
Якщо володіння зазначеними мовами є обов'язковою вимогою, то переконаєтеся, що ви перевірили точність самооцінки вашого кандидата.
Наприклад, відбіркові комітети ЄС можуть проводити співбесіди, під час яких перевіряються мовні навички.
Професійний досвід
Виділіть відповідні сфери роботи і, зокрема, досвід в цільовій країні або регіоні.
Намагайтеся, щоб цей розділ займав менше трьох сторінок.
Якщо вказаний шаблон відсутній, переконайтеся, що в кожному записі вказані дати початку/завершення роботи, місце розташування, роботодавець та обов'язки.
Уникайте включення коротких завдань як окремих записів, якщо вони не дуже важливі або якщо їх пропуск залишить очевидні прогалини в безперервності кар'єри.
Записи повинні звучати відносно об'єктивно, тому уникайте використання прикметників в найвищому ступені ("відмінний", "видатний", "неперевершений") для оцінки роботи.
Інші навички або відповідна кваліфікація
Розгляньте можливість включення наступного, якщо це доречно:
Членство в професійних організаціях
Участь у радах благодійних організацій, організаціях громадянського суспільства (ОГС)
Волонтерська робота
ІТ-навички (зокрема, навички з комп’ютерної верстки)
Сертифікація курсу, яка має безпосереднє відношення до даної роботи (наприклад, підготовка інструкторів, підготовка до ворожого середовища та надання першої допомоги, управління проєктом PRINCE 2 (“Проєкти в контрольованих середовищах”)
Що можна і чого не можна робити
Переконайтеся, що резюме відносяться до конкретного проєкту, а не мають загальний характер.
Додержуйтеся послідовного, лаконічного та формального стилю у всьому.
Встановіть чіткий зв'язок між вимогами ТЗ і навичками/досвідом кандидата.
По можливості кількісно визначте обов'язки (наприклад, масштаб проєктів, розмір бюджетів, кількість керованого персоналу тощо).
Не будьте гіперболізованими або надмірно пишномовними, оскільки це може підірвати довіру до резюме.
Не надавайте докладних відомостей про вакансії, які не стосуються даної посади.
Не дозволяйте важливим елементам резюме загубитися серед дрібниць.
Не використовуйте занадто багато галузевого жаргону, оскільки оцінювач може бути не знайомий з цільовим сектором (наприклад, не варто вважати, що неспеціаліст зрозуміє різницю між помічником редактора, редактором новин та редактором-замовником).
Не подавайте резюме, обсяг яких перевищує 3-4 сторінки.
Last updated