8. Написання пропозиції

Восьмий модуль Посібника з фандрейзингу MediaDev GFMD.

Підхід

Написання пропозицій має бути творчим процесом.

Це набагато складніший процес, ніж заповнення форми або проставлення галочок; це можливість висунути ідею, зробити її переконливою, такою, що заслуговує довіри і надихає.

Це ще й можливість попрацювати з іншими професіоналами, які можуть мати інші ідеї, досвід і навички.

Ця взаємодія може бути надзвичайно корисною. Це може збагатити вашу власну базу знань і розширити ваш світогляд. Це також може відігравати важливу роль у створенні мереж та інституційному розвитку.

Підхід до написання пропозиції суто індивідуальний. Деяким подобається вибудовувати його рядок за рядком, розділ за розділом; інші починають з більш імпресіоністичного підходу, потім відточують і допрацьовують описову частину за допомогою численних версій.

Однак важливим першим кроком є визначення ключових моментів, на які ви хочете звернути увагу в кожному розділу, щоб уникнути непотрібних повторень в описі та успішно виконати всі ключові вимоги.

Перший крок

Як зазначалося в модулі 6, загальний план, розкладений на пункти, може бути дуже корисний для визначення загального робочого навантаження та призначення завдань на ранній стадії процесу.

Це також дозволяє провести всебічний "аудит" того, які наявні матеріали можуть бути повторно використані для цілей цієї заявки, а які необхідно розробити з нуля.

З психологічної точки зору, це гарна ідея – якомога швидше записати якомога більше слів на папері, оскільки споглядання довгих перспектив порожніх сторінок може привести до зневіри!

Залучення експертних знань

По мірі розгортання процесу намагайтеся максимально залучати колег та зовнішніх експертів.

Навіть якщо ви не маєте бюджету для оплати зовнішньої підтримки, вам слід подумати про прості інформаційні інтерв’ю з особами, які можуть дати знання та досвід, яких ви не маєте або не можете отримати внутрішньо.

Це включає будь-яких експертів, які погодилися брати участь в проєкті, якщо він буде реалізований. Вони можуть бути готові присвятити свій час і зусилля безкоштовно.

Мова і стиль

Пропозиції – це офіційні документи, які в разі успіху згодом стануть частиною вашого контракту з донором.

Тому стиль має бути сухим і діловим, заснованим на термінології, загальної для спільноти розробників, і відображати академічну виваженість в будь-якому обговоренні досліджень або довідкових матеріалів.

Однак пропозиції не обов'язково мають бути нудними. Вони повинні бути спрямовані на те, щоб донести ваше власне захоплення питанням і окреслити чітку картину того, як запропоновані вами заходи змінять життя людей.

Як виділити вашу пропозицію з-поміж інших

Наступні методи можна використовувати, щоб переконатися, що ваша пропозиція виділяється із загальної маси:

Наводьте практичні приклади.

Використовуйте практичні приклади, щоб проілюструвати свої тези, або з вашого власного портфоліо, або з ваших досліджень.

Важливо продемонструвати, що ваша робота орієнтована на людей, і збір особистих свідчень може бути гарним способом зробити це.

Напишіть переконливе резюме проєкту

Навіть в разі відсутності спеціального розділу під назвою "резюме проєкту", переконайтеся, що ви знайшли спосіб включити його.

Вам потрібно кілька чітких абзаців, в яких стисло викладаються основні напрямки діяльності проєкту; зміни, які вони спричинять; і чому ваша організація / консорціум знаходиться в найкращому положенні для досягнення бажаного ефекту.

Використовуйте стислі, лаконічні речення

Пишіть стислими, лаконічними реченнями, які містять важливу думку.

Зробіть свою описову частину максимально сфокусованою, щоб ключові повідомлення не губилися серед непотрібного шуму.

Уникайте повторень. Повторення одного і того самого пункту знову і знову не зміцнює ваші аргументи. Це створює враження, що вам бракує свіжих ідей.

Не треба включати матеріали і результати досліджень, які не обов'язково мають відношення до проєкту, але які покликані продемонструвати всебічне знання галузі.

Просувайте ідею, а не організацію

Пропозиція – це подача ідеї, а не вашої організації.

Важливо показати, що ви маєте досвід і знання для реалізації успішного проєкту, але бажано звести маркетинговий і рекламний опис до мінімуму.

Необхідно забезпечити узгодженість та послідовність

Пропозиція – це історія, яку потрібно розповідати в логічній послідовності. Описова частина повинна створювати всеосяжну картину необхідності проєкту, його підходу і методології, його цільових груп і методів, які будуть використовуватися для оцінки впливу і забезпечення довгострокового резонансу.

Пропозиції часто страждають від введення ідей і елементів без належного обґрунтування або пояснення.

Не змушуйте оцінювача стрибати туди-сюди пропозицією, щоб зрозуміти, що відбувається.

Презентація

Пропозиції повинні бути чітко та акуратно представлені з чіткими заголовками розділів і, по можливості, достатньою кількістю вільного місця для того, щоб опис не виглядав перевантаженим.

Пропозиції часто страждають від щільних фрагментів тексту, які забезпечують надто загальне обговорення без представлення конкретних дій і логічних кроків.

Дизайн і верстка

Деякі провідні організації вкладають значний час і ресурси в графічний дизайн, стверджуючи, що це допомагає зробити їхню пропозицію такою, що запам'ятається. Це також сильно полегшить процес для оцінювачів, яким доводиться орієнтуватися серед погано відформатованих документів і нескінченного потоку словоблуддя.

Неясно, чи окупляться ці інвестиції. Цілком ймовірно, хороший дизайн не врятує погану пропозицію, але можливо, що хороша пропозиція може бути сприйнята як відмінна, якщо вона добре продумана.

Звичайно, коли донор включає нормативні вказівки щодо обмежень сторінок і ширини полів, залишається дуже мало місця для маневру.

Однак, незалежно від обмежень, ви маєте зосередитися на тому, щоб документ був читабельним, зручним для використання та добре структурованим.

Це, мабуть, важливіше, ніж запихати кожне можливе слово у доступний простір за рахунок полів, абзаців і читабельних розмірів шрифту.

Золоті правила презентації

Ясність

Переконайтеся, що документ візуально зрозумілий і доступний; забезпечте правильне розміщення покажчиків і перехресних посилань.

Цілісність

Використовуйте однакові шрифти та стилі для тексту та заголовків.

Скористайтеся посібником зі стилю, щоб переконатися, що правопис і граматика відповідають однаковим правилам.

Переконайтеся, що тон і стиль однакові у всьому документі.

Послідовність

Підтримуйте послідовність в описі проєкту, яка розвиває та прикрашає його центральну передумову.

Лаконічність

Не використовуйте 100 слів, коли достатньо 10.

Уникайте захаращення пропозиції непотрібними елементами або зайвими деталями.

Розробка

Більшість пропозицій розробляється невеликою командою, навіть якщо деякі з членів команди можуть внести лише невелику частину описової частини, бюджету або супровідних документів.

Щоб гарантувати, що основний документ залишається керованим і доступним, варто заохочувати учасників дотримуватися певних параметрів.

Встановіть загальну дисципліну для "розмітки".

Вирішіть, чи збираєтеся ви використовувати примітки на полях, відстежувані зміни, основні моменти або інші кольори шрифту для позначення багатостороннього внеску.

Уникайте використання комбінації цих підходів або надання кожному учаснику свободи використання своїх інструментів.

Копіювання, вставка та загальний контент

Не заохочуйте учасників переносити блоки необробленого опису з інших заявок або звітів, не пояснюючи їх походження. Загальний зміст необхідно адаптувати до цілей пропозиції.

Графічні елементи

Уникайте додавання великих графічних зображень до тексту на ранній стадії процесу. Розмір вашого файлу швидко збільшиться, що зробить проблематичним спільне використання документа або його ефективне редагування на менш потужних комп'ютерах.

Кількість слів

Заохочуйте всіх учасників писати згідно з вимогами, оскільки це дозволить уникнути значної втрати часу в останні моменти перед подачею заявки.

Джерела

Посилайтеся на свої джерела, оскільки це дозволить:

(a) Продемонструвати, що ви провели своє фонове дослідження і

(b) Продемонструвати, що ви маєте строгий підхід до визначення обсягу ваших ідей та їх обґрунтування на чітких доказах.

Управління часом

Не плекайте уявлення про те, що "ви маєте багато часу". Насправді часу ніколи не буває достатньо, і, якщо занадто багато залишається на останню хвилину, якість неминуче страждає.

Використовуйте своїх найкращих авторів

Нарешті, завжди використовуйте своїх кращих авторів для складання проєкту пропозиції.

У будь-якій організації є люди, які можуть добре писати, і є люди, які не можуть. Це не та навичка, якою володіє кожен.

Оцініть, хто є вашими кращими авторами, і заохочуйте їх вносити свій вклад, навіть якщо вони не обов'язково володіють потрібними знаннями в даній сфері.

Постскриптум

Протягом усього процесу корисно поставити себе на місце оцінювачів і визнати їхні ключові пріоритети.

Теоретично, їх завдання полягає в тому, щоб визначити проєкти, які з найбільшою ймовірністю досягнуть цілей, поставлених їхніми спонсорами, і які з найменшою ймовірністю завдадуть шкоди репутації або політичним наслідкам.

Тому в першу чергу оцінювач звертатиме увагу на наступні елементи:

Всебічне розуміння операційного середовища та потреб цільових груп

Переконайтеся, що ваше обґрунтування базується на чітких дослідженнях і що ви можете продемонструвати зв'язок між потребами бенефіціарів та вашим проєктом.

Прихильність програмним цілям

Вільно цитуйте Технічне завдання, виділяючи ключові слова та фрази, щоб підкреслити актуальність вашої відповіді.

Належне забезпечення ресурсами

Хоча донори вважають, що профіль та інституційний послужний список вашої організації більш важливі, вони все одно хочуть переконатися, що ви можете виділити достатні ресурси для реалізації вашого проєкту від самого початку.

Ви маєте приділяти значну увагу своїм організаційно-технічним ресурсам і локальним мережам, щоб показати, що залучений персонал може безперешкодно виконувати свої ролі.

Доступ до інших зацікавлених сторін

Підкресліть свої зв'язки, як формальні, так і неформальні, за межами основної команди та консорціуму.

Вам потрібно довести, що ви здатні взаємодіяти з кількома зацікавленими сторонами, включаючи уряди (де це можливо), і будувати відносини на основі довіри.

Якщо ці відносини вже існують, то життєздатність вашого проєкту значно підвищується.

Вимірні кінцеві результати

Використовуйте принципи SMART (див. Додаток: Словник фандрейзингу) для перевірки пропонованих вами цілей і кінцевих результатів.

Ви маєте бути впевнені, що існують реалістичні механізми відстежувати прогрес в досягненні ваших цілей і, зрештою, продемонструвати, що зміни відбулися.

Гарне співвідношення ціни і якості

Справа не тільки в тому, щоб представити бюджетний проєкт. Йдеться про те, щоб запропонувати донору максимально можливу рентабельність інвестицій (ROI).

Продемонструйте, що ви розглянули можливі мультиплікативні ефекти та потенціал для реплікації (див. Додаток: Словник фандрейзингу), а також способи об'єднання ресурсів з іншими учасниками розвитку засобів масової інформації.

Ефективна методологія, що враховує ризики та припущення

Донори, як правило, не схильні ризикувати, тож вони мають відчувати, що організації-виконавці прийняли обґрунтовані рішення при оцінці ефективності запланованих заходів.

Завжди пояснюйте, чому ви обрали ці види заходів, а не інші.

Спадщина проєкту у формі інституційної та/або секторальної стійкості

Чи можете ви домогтися довгострокових змін у відведені терміни?

На це питання складно відповісти, оскільки, як правило, часові рамки, відведені донорами для своїх програм, нереалістичні, а потенціал довгострокових змін залежить від безлічі факторів, які знаходяться поза контролем проєкту.

Однак спадщина має бути чимось більшим, ніж просто прагненням, і вона не має обмежуватися індивідуальним рівнем.