Посібник з фандрейзингу MediaDev українською
Служба підтримки з фандрейзингу: підпишіться для підтримки та наставництва
  • Посібник з фандрейзингу MediaDev українською
  • Зворотній зв'язок та співпраця
  • Посібник
    • 1. Підготовка та планування
    • 2. Конкурентні переваги
    • 3. Залучення донорської допомоги
    • 4. Визначення можливостей
    • 5. Способи застосування
    • 6. Процес застосування
    • 7. Налагодження партнерських відносин
    • 8. Написання пропозиції
    • 9. Поширені шаблони
      • Guide to completing logframes
      • European Commission
      • ++ EC Concept note
      • ++ EC - Full application
      • ++ EC Logical framework
      • FCDO (UK)
      • ++ FCDO Project Proposal Form
      • US Department of State
      • ++ Form of Application Submission
    • 10. Кадрове забезпечення проєкту
    • 11. Бюджетування
  • Додаток
    • + Словник фандрейзингу
      • Конкурс заявок і технічне завдання
      • Заявки та пропозиції
      • Форми заявок
      • Контракти та угоди
      • Зацікавлені сторони
      • Бюджет
    • + Експерти з фінансування MediaDev
    • + Вебінари з фінансування MediaDev
  • MediaDev фінансування
    • + Донори MediaDev
      • Державні установи
      • Фонди
      • Установи ООН
      • Інші міжнародні органи
      • Європейська комісія
      • Технологічні компанії
      • Інші донори
      • Краудсорсингові платформи
    • + Funding opportunities
  • Кризи та надзвичайні ситуації
    • + Кризове фінансування / фінансування в надзвичайних ситуаціях
    • + Кризові/екстрені ресурси
      • Матеріально-технічна підтримка
      • Безпека
      • Цифрова безпека
        • Процес підтвердження акаунта Twitter
      • Перевірка фактів
      • Інструменти та поради для створення репортажів
      • Ресурси для психічного здоров'я
      • Моніторинг злочинів проти журналістів
      • Юридична підтримка
      • Переміщені журналісти
      • Подальше читання
      • Довідник
    • + Фандрейзинг та краудфандинг для медіа та журналістів в Україні
  • Інші ресурси
    • Практичні посібники з фандрейзингу
    • Для некомерційних журналістських організацій
    • Для некомерційних організацій
    • Статті та відео
  • GFMD посібник із фандрейзингу іншими мовами
    • The MediaDev Fundraising Guide
    • Guide sur la collecte de fonds pour le développement des médias
    • Guía de recaudación de fondos de MediaDev
    • Руководство по фандрейзингу MediaDev
    • دليل التمويل MediaDev
    • Ghidul de fundraising GFMD MediaDev
  • Інші корисні ресурси від GFMD
    • GFMD IMPACT
    • GFMD homepage
Powered by GitBook
On this page
  • 1. Оцініть реалістичність пропозиції
  • 2. Сформуйте творчу команду
  • 3. Зверніться до потенційних партнерів
  • 4. Створіть графік виконання робіт
  • 5. Організуйте зустріч зі своїми партнерами
  • 6. Створіть логічну структуру або теорію змін
  • 7. Створіть каркас опису
  • 8. Отримайте остаточну згоду щодо партнерських внесків
  • 9. Призначте завдання
  • 10. Створіть платформу для обміну матеріалами
  • 11. Організуйте перший перегляд бюджету
  • 12. Організовуйте регулярні оглядові зустрічі
  • 13. Проведіть адміністративну перевірку
  • 14. Організуйте перший перегляд опису
  • 15. Організуйте другий перегляд бюджету
  • 16. Організуйте другий перегляд опису
  • 17. Остаточний аналіз допоміжної документації
  • 18. Остаточна перевірка
  • 19. Остаточне подання
  • 20. Подача
Export as PDF
  1. Посібник

6. Процес застосування

Шостий модуль Посібника з фандрейзингу MediaDev GFMD.

Наведені нижче кроки представляють запропонований посібник для розробки проєкту та подання заявки на фінансування.

Ваша здатність виконати ці кроки залежатиме від наявних у вас ресурсів і від вашої власної організаційної культури.

Ми визнаємо, що невеликі організації можуть не мати ні часу, ні персоналу для впровадження складного внутрішнього процесу для всіх заявок. Однак наведені нижче рекомендації можна використовувати вибірково та з урахуванням різних потреб.

1. Оцініть реалістичність пропозиції

Оцініть свою здатність виділити необхідні ресурси та вкластися у встановлені терміни.

Прийміть рішення про те, чи підходить ця можливість вашій організації, та оцініть, чи ми маєте реальні шанси на успіх.

Спробуйте з'ясувати, хто ще, ймовірно, подасть заявку на участь, чи існує чинний кандидат або претендент на цей конкурс.

2. Сформуйте творчу команду

Вирішіть, хто з вашої організації працюватиме над пропозицією, і призначте менеджера з подачі заявок.

Оцініть, хто візьме на себе відповідальність за адміністративну роботу та чи потрібно вам залучати зовнішніх фахівців або консультантів.

Організуйте зустріч, щоб обговорити найкращий підхід, який одночасно використовує ваші навички та досвід і відповідає вимогам донора.

Вкрай бажано мати концепцію, перш ніж ви почнете звертатися до партнерів.

3. Зверніться до потенційних партнерів

Подумайте, чи потрібен вам партнер або партнери, щоб подати успішну заявку.

У багатьох програмах потрібні партнери, тому ви не матимете іншого вибору, окрім як в будь-якому випадку ретельно обміркувати, до кого звернутися та яку роль їм запропонувати.

Вільні коаліції рівних рідко працюють в цьому контексті, не в останню чергу тому, що основний партнер має підписати контракт з донором і, отже, нести договірну відповідальність.

4. Створіть графік виконання робіт

Встановіть для себе низку крайніх термінів, які дозволять розробити різні елементи пропозиції задовго до фактичного крайнього терміну.

Звичайна діаграма Ґанта в Excel може бути корисна для того, щоб зосередити увагу учасників на конкретних результатах реалізації проєктів і забезпечити належну послідовність подій.

Призначте осіб на виконання певних завдань якомога раніше в процесі.

5. Організуйте зустріч зі своїми партнерами

Наскільки це можливо, всі ваші партнери мають бути залучені в творчий процес, не в останню чергу тому, що вони зможуть поділитися своїм досвідом і, в деяких випадках, ресурсами для забезпечення найкращого можливого кінцевого результату.

Вступна зустріч має служити для вивчення основної концепції та висвітлення будь-яких ідей, доповнень чи змін, які зроблять вашу пропозицію кращою.

Це особливо важливо, коли міжнародні організації, які мають певний досвід роботи в країні/регіоні, об'єднуються з місцевими організаціями, які живуть і працюють на місцях.

The best proposals come out of a synthesis of experience rather than one partner trying to impose ideas on another because they "worked well" somewhere else.

Це має відображати вашу основну ідею та дозволити вам переконатися, що всі партнери розуміють і поділяють одне і те саме бачення.

Це також гарний спосіб об'єднати людей навколо ідеї та гарантувати, що основні формувальні блоки пропозиції – описова частина, план моніторингу та оцінки, а також бюджет – можуть розроблятися паралельно.

7. Створіть каркас опису

Не всі донори мають певний шаблон для заявок, тому вам, можливо, доведеться розробити власну структуру з нуля.

8. Отримайте остаточну згоду щодо партнерських внесків

Добре б домовитися про поділ праці на цьому етапі, якщо не раніше, щоб внески партнерів були належним чином зосереджені та цілеспрямовані.

9. Призначте завдання

Дайте всім зацікавленим особам чіткі результати – розділ для написання, або конкретне завдання, наприклад дослідження попередньої інформації або визначення ключових експертів – та чіткий кінцевий термін.

В ідеалі ви маєте призначити головного автора, який відповідатиме за об'єднання різних частин заявки та забезпечення узгодженості документа з точки зору тону та стилю.

Якщо у формі заявки вказано обмеження по сторінках або символам, заохочуйте всіх учасників писати відповідно до правил, оскільки редагування документа в останній момент забирає багато часу та може призвести до помилок.

На цьому етапі має бути поставлена задача зіставлення всіх довідкових документів.

10. Створіть платформу для обміну матеріалами

Рекомендується зберігати всі документи чи активи в спільному просторі, доступному для всіх учасників.

Ви можете скористатися такою платформою, як Google Drive або Microsoft Teams, в яких є функція спільного редагування, або розділити документ на частини та об'єднати їх після завершення роботи.

Ефективний контроль версій — це ключ до мінімізації ризику марної роботи або дублювання.

Оцініть необхідність вжиття заходів цифрової безпеки в залежності від чутливості вашої заявки.

Повна безпека не повинна бути позицією за замовчуванням, оскільки це збільшує складність внутрішніх комунікацій і, як наслідок, загальне робоче навантаження.

11. Організуйте перший перегляд бюджету

Другим документом для внутрішнього розгляду повинен бути бюджет.

Має бути можливість створити першу версію бюджету на основі логічної структури або ТЗ та на ранній оцінці витрат кожного окремого партнера.

Перша версія бюджету також дозволить вам побачити, чи дійсно ви маєте змогу здійснити всі пропоновані заходи.

В іншому разі вам доведеться приймати жорсткі рішення про скорочення заходів або зменшити амбіції та масштаби.

Було б гарною ідеєю зробити це зараз, інакше ви побачите, що учасники марнують час на написання заходів, від яких згодом відмовляться.

12. Організовуйте регулярні оглядові зустрічі

Ці зустрічі дозволяють основній групі здійснювати нагляд за прогресом у різнихелементах пропозиції, але вони також гарантують, що партнери та зовнішні учасники продовжують робити свій внесок у процес, тим самим підвищуючи відповідальність за цей документ.Крім того, зустрічі можуть служити системою раннього попередження про будь-які аспекти тендерної пропозиції, які, здається, відхиляються від плану або не повністю відображають реалії на місці.Заплановані зустрічі є гарною ідеєю, оскільки вони служать нагадуванням про терміни виконання робіт і дозволяють виявити прогалини до того, як вони стануть критичними.

13. Проведіть адміністративну перевірку

Непривабливе завдання зібрати докупи довідкову документацію часто відходить на другий план, викликаючи паніку в останню хвилину.

Тому гарною ідеєю буде переглянути те, що було зібрано на сьогоднішній день, і переконатися, що ніщо не залишається непоміченим.

Зверніть увагу, що для отримання деяких інституційних документів від зовнішніх постачальників або установ може знадобитися час

14. Організуйте перший перегляд опису

Це має відбутися під час однієї з зустрічей за підсумками роботи та об'єднати всі матеріали, внесені на сьогоднішній день.

Можливо, ви захочете спробувати зіставити опис з матрицею оцінювання, тим самим виявивши будь-які слабкі місця в заявці.

На даному етапі майже напевно буде потрібно замовити додаткові матеріали.

15. Організуйте другий перегляд бюджету

На цей час бюджет мав би бути доопрацьований і безпосередньо співвідноситися з описовою частиною та планом заходів.

Можливо, вам доведеться знизити загальну суму та домовитися зі своїми партнерами про потенційну економію.

Рекомендується зафіксувати бюджет якомога швидше після цього етапу, особливо якщо вам потрібна внутрішня авторизація.

16. Організуйте другий перегляд опису

Ця версія має містити всі матеріали, замовлені в ході попереднього перегляду, і, отже, має бути в значній мірі повною.

Це вдалий момент, щоб розіслати версії проєкту на внутрішнє погодження, оскільки логічний хід пропозиції та ключові елементи для оцінки вже повинні бути завершені.

Встановіть чіткі терміни внутрішнім рецензентам і переконайтеся, що ви маєте достатньо часу, щоб включити їх коментарі та зміни.

17. Остаточний аналіз допоміжної документації

Якщо ви надсилаєте заявку онлайн, переконайтеся, що жоден із розмірів файлу не перевищує розмірів, зазначених у полях для подання заявки.

18. Остаточна перевірка

Завершена описова частина має бути перевірена, і, хоча важливо, щоб правопис і граматика були бездоганними, ви маєте заохочувати коректорів першочергово шукати невідповідності в описі.

Варто зазначити, що більшість пропозицій написані англійською мовою, але дуже невелика частка оцінювачів носії англійської мови. Ймовірно, вони терпимо ставитимуться до незначних лінгвістичних помилок.

Однак їхня основна увага буде зосереджена на забезпеченні узгодженості пропозиції та життєздатності заходів. Саме на цьому і треба акцентувати увагу.

19. Остаточне подання

У той час як всі портали попереджають заявників не подавати пропозиції в останній момент,значний обсяг роботи, пов'язаної з підготовкою пропозицій, означає, що подача заявок в останню хвилину неминуча.

Тим не менш, варто завантажити якомога більше напередодні крайнього терміну, тим самим переконавшись, що ви вже знайомі з функціональністю порталу для подання заявки, коли прийде час для остаточного завантаження.

Той самий принцип застосовується до подання у паперовій формі. Підготуйте якомога більше матеріалів у процесі розробки, щоб уникнути друку та ксерокопіювання в останню хвилину.

Складіть список всіх помилок, які можуть привести до того, що ваша заявка технічно не відповідає вимогам (наприклад, оригінали підписів, кількість копій). Тоді ви зможете уникнути провалу на останній перешкоді.

20. Подача

Переконайтеся, що ви чітко позначили остаточні версії всіх поданих документів та зберегли підтвердження, що ваша пропозиція була успішно надіслана.

Previous5. Способи застосуванняNext7. Налагодження партнерських відносин

Last updated 2 years ago

Пам'ятайте — якщо ви пропонуєте очолити , вам потрібно чітко визначити, що ви хочете від партнерів.

6. Створіть логічну структуру або

Можливо, на даному етапі ви не зможете сформувати повну логічну структуру або теорію змін, але ключові елементи – , , та – вже мають бути намічені.

Під кожним пунктом вкажіть ключові сфери, які необхідно охопити, та виділіть основні вимоги з .

Вам також слід запропонувати партнерам поділитися своїми бюджетними очікуваннями, особливо щодо накладних та добових ставок для персоналу.

Це допоможе з .

Крім того, переконайтеся, що кожен з ваших партнерів знає, що робить інший. Можливо, ви захочете залучити їх до двосторонніх обговорень, щоб забезпечити повну взаємодоповнюваність в рамках .

Це вдалий момент для виявлення будь-яких невідповідностей або прогалин в описі та, таким чином, має включати ретельне порівняння опису в його поточному вигляді з ключовими вимогами .

Це включатиме всі підписані заяви, інституційні документи, резюме та інші елементи, необхідні відповідно до .

формуванням бюджету
теорію змін
консорціум
вхідні дані
заходи
безпосередні
кінцеві результати
Технічного завдання
витрат на управління
консорціуму
Технічного завдання
Технічного завдання