6. Процес застосування

Шостий модуль Посібника з фандрейзингу MediaDev GFMD.

Наведені нижче кроки представляють запропонований посібник для розробки проєкту та подання заявки на фінансування.

Ваша здатність виконати ці кроки залежатиме від наявних у вас ресурсів і від вашої власної організаційної культури.

Ми визнаємо, що невеликі організації можуть не мати ні часу, ні персоналу для впровадження складного внутрішнього процесу для всіх заявок. Однак наведені нижче рекомендації можна використовувати вибірково та з урахуванням різних потреб.

1. Оцініть реалістичність пропозиції

Оцініть свою здатність виділити необхідні ресурси та вкластися у встановлені терміни.

Прийміть рішення про те, чи підходить ця можливість вашій організації, та оцініть, чи ми маєте реальні шанси на успіх.

Спробуйте з'ясувати, хто ще, ймовірно, подасть заявку на участь, чи існує чинний кандидат або претендент на цей конкурс.

2. Сформуйте творчу команду

Вирішіть, хто з вашої організації працюватиме над пропозицією, і призначте менеджера з подачі заявок.

Оцініть, хто візьме на себе відповідальність за адміністративну роботу та чи потрібно вам залучати зовнішніх фахівців або консультантів.

Організуйте зустріч, щоб обговорити найкращий підхід, який одночасно використовує ваші навички та досвід і відповідає вимогам донора.

Вкрай бажано мати концепцію, перш ніж ви почнете звертатися до партнерів.

3. Зверніться до потенційних партнерів

Подумайте, чи потрібен вам партнер або партнери, щоб подати успішну заявку.

У багатьох програмах потрібні партнери, тому ви не матимете іншого вибору, окрім як в будь-якому випадку ретельно обміркувати, до кого звернутися та яку роль їм запропонувати.

Пам'ятайте — якщо ви пропонуєте очолити консорціум, вам потрібно чітко визначити, що ви хочете від партнерів.

Вільні коаліції рівних рідко працюють в цьому контексті, не в останню чергу тому, що основний партнер має підписати контракт з донором і, отже, нести договірну відповідальність.

4. Створіть графік виконання робіт

Встановіть для себе низку крайніх термінів, які дозволять розробити різні елементи пропозиції задовго до фактичного крайнього терміну.

Звичайна діаграма Ґанта в Excel може бути корисна для того, щоб зосередити увагу учасників на конкретних результатах реалізації проєктів і забезпечити належну послідовність подій.

Призначте осіб на виконання певних завдань якомога раніше в процесі.

5. Організуйте зустріч зі своїми партнерами

Наскільки це можливо, всі ваші партнери мають бути залучені в творчий процес, не в останню чергу тому, що вони зможуть поділитися своїм досвідом і, в деяких випадках, ресурсами для забезпечення найкращого можливого кінцевого результату.

Вступна зустріч має служити для вивчення основної концепції та висвітлення будь-яких ідей, доповнень чи змін, які зроблять вашу пропозицію кращою.

Це особливо важливо, коли міжнародні організації, які мають певний досвід роботи в країні/регіоні, об'єднуються з місцевими організаціями, які живуть і працюють на місцях.

The best proposals come out of a synthesis of experience rather than one partner trying to impose ideas on another because they "worked well" somewhere else.

6. Створіть логічну структуру або теорію змін

Це має відображати вашу основну ідею та дозволити вам переконатися, що всі партнери розуміють і поділяють одне і те саме бачення.

Це також гарний спосіб об'єднати людей навколо ідеї та гарантувати, що основні формувальні блоки пропозиції – описова частина, план моніторингу та оцінки, а також бюджет – можуть розроблятися паралельно.

Можливо, на даному етапі ви не зможете сформувати повну логічну структуру або теорію змін, але ключові елементи – вхідні дані, заходи, безпосередні та кінцеві результати – вже мають бути намічені.

7. Створіть каркас опису

Не всі донори мають певний шаблон для заявок, тому вам, можливо, доведеться розробити власну структуру з нуля.

Під кожним пунктом вкажіть ключові сфери, які необхідно охопити, та виділіть основні вимоги з Технічного завдання.

8. Отримайте остаточну згоду щодо партнерських внесків

Добре б домовитися про поділ праці на цьому етапі, якщо не раніше, щоб внески партнерів були належним чином зосереджені та цілеспрямовані.

Вам також слід запропонувати партнерам поділитися своїми бюджетними очікуваннями, особливо щодо накладних витрат на управління та добових ставок для персоналу.

Це допоможе з формуванням бюджету.

Крім того, переконайтеся, що кожен з ваших партнерів знає, що робить інший. Можливо, ви захочете залучити їх до двосторонніх обговорень, щоб забезпечити повну взаємодоповнюваність в рамках консорціуму.

9. Призначте завдання

Дайте всім зацікавленим особам чіткі результати – розділ для написання, або конкретне завдання, наприклад дослідження попередньої інформації або визначення ключових експертів – та чіткий кінцевий термін.

В ідеалі ви маєте призначити головного автора, який відповідатиме за об'єднання різних частин заявки та забезпечення узгодженості документа з точки зору тону та стилю.

Якщо у формі заявки вказано обмеження по сторінках або символам, заохочуйте всіх учасників писати відповідно до правил, оскільки редагування документа в останній момент забирає багато часу та може призвести до помилок.

На цьому етапі має бути поставлена задача зіставлення всіх довідкових документів.

10. Створіть платформу для обміну матеріалами

Рекомендується зберігати всі документи чи активи в спільному просторі, доступному для всіх учасників.

Ви можете скористатися такою платформою, як Google Drive або Microsoft Teams, в яких є функція спільного редагування, або розділити документ на частини та об'єднати їх після завершення роботи.

Ефективний контроль версій — це ключ до мінімізації ризику марної роботи або дублювання.

Оцініть необхідність вжиття заходів цифрової безпеки в залежності від чутливості вашої заявки.

Повна безпека не повинна бути позицією за замовчуванням, оскільки це збільшує складність внутрішніх комунікацій і, як наслідок, загальне робоче навантаження.

11. Організуйте перший перегляд бюджету

Другим документом для внутрішнього розгляду повинен бути бюджет.

Має бути можливість створити першу версію бюджету на основі логічної структури або ТЗ та на ранній оцінці витрат кожного окремого партнера.

Перша версія бюджету також дозволить вам побачити, чи дійсно ви маєте змогу здійснити всі пропоновані заходи.

В іншому разі вам доведеться приймати жорсткі рішення про скорочення заходів або зменшити амбіції та масштаби.

Було б гарною ідеєю зробити це зараз, інакше ви побачите, що учасники марнують час на написання заходів, від яких згодом відмовляться.

12. Організовуйте регулярні оглядові зустрічі

Ці зустрічі дозволяють основній групі здійснювати нагляд за прогресом у різнихелементах пропозиції, але вони також гарантують, що партнери та зовнішні учасники продовжують робити свій внесок у процес, тим самим підвищуючи відповідальність за цей документ.Крім того, зустрічі можуть служити системою раннього попередження про будь-які аспекти тендерної пропозиції, які, здається, відхиляються від плану або не повністю відображають реалії на місці.Заплановані зустрічі є гарною ідеєю, оскільки вони служать нагадуванням про терміни виконання робіт і дозволяють виявити прогалини до того, як вони стануть критичними.

13. Проведіть адміністративну перевірку

Непривабливе завдання зібрати докупи довідкову документацію часто відходить на другий план, викликаючи паніку в останню хвилину.

Тому гарною ідеєю буде переглянути те, що було зібрано на сьогоднішній день, і переконатися, що ніщо не залишається непоміченим.

Зверніть увагу, що для отримання деяких інституційних документів від зовнішніх постачальників або установ може знадобитися час

14. Організуйте перший перегляд опису

Це має відбутися під час однієї з зустрічей за підсумками роботи та об'єднати всі матеріали, внесені на сьогоднішній день.

Це вдалий момент для виявлення будь-яких невідповідностей або прогалин в описі та, таким чином, має включати ретельне порівняння опису в його поточному вигляді з ключовими вимогами Технічного завдання.

Можливо, ви захочете спробувати зіставити опис з матрицею оцінювання, тим самим виявивши будь-які слабкі місця в заявці.

На даному етапі майже напевно буде потрібно замовити додаткові матеріали.

15. Організуйте другий перегляд бюджету

На цей час бюджет мав би бути доопрацьований і безпосередньо співвідноситися з описовою частиною та планом заходів.

Можливо, вам доведеться знизити загальну суму та домовитися зі своїми партнерами про потенційну економію.

Рекомендується зафіксувати бюджет якомога швидше після цього етапу, особливо якщо вам потрібна внутрішня авторизація.

16. Організуйте другий перегляд опису

Ця версія має містити всі матеріали, замовлені в ході попереднього перегляду, і, отже, має бути в значній мірі повною.

Це вдалий момент, щоб розіслати версії проєкту на внутрішнє погодження, оскільки логічний хід пропозиції та ключові елементи для оцінки вже повинні бути завершені.

Встановіть чіткі терміни внутрішнім рецензентам і переконайтеся, що ви маєте достатньо часу, щоб включити їх коментарі та зміни.

17. Остаточний аналіз допоміжної документації

Це включатиме всі підписані заяви, інституційні документи, резюме та інші елементи, необхідні відповідно до Технічного завдання.

Якщо ви надсилаєте заявку онлайн, переконайтеся, що жоден із розмірів файлу не перевищує розмірів, зазначених у полях для подання заявки.

18. Остаточна перевірка

Завершена описова частина має бути перевірена, і, хоча важливо, щоб правопис і граматика були бездоганними, ви маєте заохочувати коректорів першочергово шукати невідповідності в описі.

Варто зазначити, що більшість пропозицій написані англійською мовою, але дуже невелика частка оцінювачів носії англійської мови. Ймовірно, вони терпимо ставитимуться до незначних лінгвістичних помилок.

Однак їхня основна увага буде зосереджена на забезпеченні узгодженості пропозиції та життєздатності заходів. Саме на цьому і треба акцентувати увагу.

19. Остаточне подання

У той час як всі портали попереджають заявників не подавати пропозиції в останній момент,значний обсяг роботи, пов'язаної з підготовкою пропозицій, означає, що подача заявок в останню хвилину неминуча.

Тим не менш, варто завантажити якомога більше напередодні крайнього терміну, тим самим переконавшись, що ви вже знайомі з функціональністю порталу для подання заявки, коли прийде час для остаточного завантаження.

Той самий принцип застосовується до подання у паперовій формі. Підготуйте якомога більше матеріалів у процесі розробки, щоб уникнути друку та ксерокопіювання в останню хвилину.

Складіть список всіх помилок, які можуть привести до того, що ваша заявка технічно не відповідає вимогам (наприклад, оригінали підписів, кількість копій). Тоді ви зможете уникнути провалу на останній перешкоді.

20. Подача

Переконайтеся, що ви чітко позначили остаточні версії всіх поданих документів та зберегли підтвердження, що ваша пропозиція була успішно надіслана.