5. Способи застосування
П'ятий модуль Посібника з фандрейзингу MediaDev GFMD.
У цьому модулі розглядаються різні дійсні процеси та документи, які вам буде запропоновано заповнити.
У ньому також розглядається процес розробки проєкту та його подача.
Вступ
Очевидно, що кожний донор має свої власні процедури, багато з яких розвивалися з часом і продовжують розвиватися, тому такого поняття, як універсальна пропозиція для всіх, не існує. Однак існує багато спільних рис, які дозволяють заявникам успішно адаптувати проєктні ідеї для декількох заявок.
Наведені нижче пункти охоплюють різні процеси, які відносяться до спільноти розробників засобів масової інформації. Звичайно, існують й інші моменти, які тут не розглядаються, але мета полягає в тому, щоб підвищити обізнаність про найчастіше використовувані підходи.
Загальні процеси
Відповіді на відкриті конкурси без крайніх термінів подачі заявок
Декілька донорів, переважно фондів, мають відкриті процеси подання заявок, завдяки яким організації можуть подати заявку на фінансування в будь-який час, використовуючи стандартні шаблони та процедури подачі заявок. Деякі мають два або три крайні терміни протягом року.
Це, мабуть, найзручніший підхід, який дозволяє заявникам витрачати більше часу на підготовку своїх заявок і подавати заявку лише тоді, коли всі елементи готові.
Однак ці програми також є висококонкурентними й отримують дуже значну кількість заявок. Можна дійти висновку, що в певний момент протягом року вони повинні перевиконати план (тобто вичерпати доступні кошти).
Прямі звернення з боку донорів
У рідкісних випадках донори звертаються до організації-виконавця з проханням взяти участь у закритому конкурсі заявок або підготувати пропозицію з конкретної теми.
Вони також можуть попросити організацію, яка здійснює поточну програму, подати заявку на подальше фінансування, якщо вважатимуть, що проєкт просувається особливо добре та заслуговує на продовження.
Тим не менш, більшість донорів прагнуть підтримувати репутацію прихильників справедливості та прозорості, тому прямі звернення є винятковими. Більш поширеним є процес повторного тендеру, за допомогою якого чинний одержувач гранту змагається з іншими претендентами.
Пропозиції донорам без подачі заявки на конкретну програму
Якщо донори спеціально не заявляють, що вони не приймають непрохані пропозиції, або в суміжній галузі запущена відкрита процедура, можна обмінюватися ідеями та проєктними записками на спеціальній основі, особливо якщо у вас гарні робочі відносини з відповідальними співробітниками та ви вважаєте, що ваша пропозиція є своєчасною (наприклад, пов'язана з певною подією або кризою).
У переважній більшості випадків донор відсилає вас до майбутньої програми або відповідає, що наразі він не має вільних коштів. Якщо вони взагалі відгукнуться. Прямі звернення часто використовуються для забезпечення спільного фінансування, але варто визнати, що більшості донорських програм бракує гнучкості та донорам доводиться змінювати власні правила для виділення прямих грантів. Вони також остерігаються створення небезпечних прецедентів.
Конкурси заявок.
Відкриті конкурси заявок — це найбільш поширена модель, і більшість з них включає простий одноетапний процес, коли кандидати, що відповідають критеріям відбору, подають єдину заявку.
Відповідно до цієї моделі пропозиція, яка, ймовірно, включатиме детальний бюджет та логічні структури, представляє вичерпну відповідь на цілі, теми та/або пріоритети опублікованого технічного завдання.
Заявки оцінюються відповідно до опублікованих критеріїв, і гранти можуть бути надані одному або декільком успішним заявникам, залежно від розподілу обсягу фінансування.
На неуспішні заявки дається різний рівень зворотного зв'язку, починаючи від простого листа з відмовою та закінчуючи офіційними можливостями обговорити недоліки пропозиції під час телефонної розмови з відповідальної за гранти особою.
ПРАКТИЧНИЙ ПРИКЛАД: ПРОЦЕС ПОДАННЯ ЗАЯВКИ НА ОТРИМАННЯ ГРАНТУ ЄС
Більшість конкурсів заявок ЄС ґрунтуються на триетапному процесі:
1 - Проєктні записки
Кандидатам пропонується в першу чергу представити проєктну записку на п'яти сторінках.
2 - Повна заявка
Потім проєктні записки перевіряються на відповідність вимогам і оцінюються відповідно до сили/релевантності опису. Кандидатам, включеним до короткого списку, пропонується підготувати повну заявку, що складається з опису, бюджету та логічної структури.
На підставі інформації, що міститься в них, попередньо надаються гранти.
3 - Перевірка відповідності вимогам
Третій етап включає в себе детальну перевірку відповідності вимогам, під час якої розглядаються інституційні документи, завантажені на портал грантів ЄС, і може бути запитана додаткова документація.
Виключно рідко заявка відхиляється на цьому етапі.
Деяким неуспішним заявникам може бути повідомлено, що їхня пропозиція знаходиться в "резервному списку" до перевірки прийнятності успішних заявок. За тим же критерієм шанси отримати грант з резервного списку дуже малі.
Інші донори, крім ЄС, проводять аналогічні процеси, зазвичай без третього етапу. Проєктні записки спрямовані на скорочення витрат часу та зусиль на розробку розлогих пропозицій за програмами з надмірною кількістю заявок.
Як не дивно, деякі конкурси заявок ЄС вимагають від заявників подати проєктну записку та повну заявку одночасно, хоча процес внутрішньої оцінки імовірно збігається. Імовірно, це спрямовано на скорочення тривалого часу підготовки заявки, але мало що робить для зменшення розчарування неуспішних заявників.
Додаткові відомості див. у розділі "Заявки та пропозиції" словника фандрейзингу, що додається до цього посібника.
Конкурсні тендери
Тільки великі міжнародні організації подають заявки на участь у конкурсах в якості основного партнера, хоча місцеві партнерські відносини в рамках консорціуму всіляко заохочуються. Частково це пояснюється тим, що фінансові ризики, пов'язані з контрактами про надання послуг, значні, але також і тим, що у невеликих організацій зазвичай немає фінансових та технічних можливостей, які б відповідали критеріям відбору. Тим не менш, роль члена консорціуму (тобто не основного партнера) може бути дуже привабливою з фінансової точки зору та передбачає мінімум бюрократичних витрат.
Тендери на контракти про надання послуг починаються з прогнозу, який може бути опублікований за кілька місяців до офіційного початку тендеру.
Запуск відзначається публікацією повідомлення про закупівлі, яке, як правило, включає мінімальну інформацію про програму, суму бюджету та основні критерії відбору (включаючи фінансові та технічні можливості).
Tenderers are encouraged to form consortia in order to meet these criteria and are invited to submit an expression of interest setting out their technical and financial credentials as well as examples of recent past performance.
Консорціум
Консорціуми потрапляють в короткий список на основі заяви про зацікавленість.
Згодом кандидати, включені в короткий список (зазвичай до восьми для контрактів про обслуговування в ЄС), отримують Технічне завдання, в якому міститься детальна розбивка необхідних завдань і робочих потоків, а також запропонована кваліфікація для ключового персоналу.
Консорціумам надається максимум 60 днів на підготовку технічних і фінансових пропозицій, що відповідають Технічному завданню. Важливою частиною цього процесу є визначення та закріплення осіб, чиї резюме будуть представлені в рамках заявки.
Дуже часто на них припадає значна частка загальної оцінки, і тому вкрай важливо забезпечити, щоб їхні навички та досвід якомога точніше відповідали тим, які представлені в Технічному завданні.
Технічні пропозиції
Технічні пропозиції оцінюються комітетом на закритому засіданні відповідно до матриці оцінювання. В окремих випадках комітет може запросити співбесіди з кандидатами на ключові експертні посади, щоб оцінити точність інформації, що міститься в їхніх резюме, а також обговорити їхнє бачення проєкту.
Загалом (не враховуючи Covid-19), результати цих процесів оголошуються досить швидко та консорціум-переможець приступає до роботи відразу після підписання контракту.
Конкурсні тендери є жорсткими, вимагають дуже інтенсивного періоду роботи та залучення значних ресурсів. Провідні організації залучають команди з 6-8 осіб на великі тендери, а також фахівців ззовні. Існує високий ступінь чутливості до конфліктів інтересів та інсайдерських угод, що означає, що проблеми є відносно поширеними, і агенції ЄС ставляться до них дуже серйозно. Якщо в процесі тендеру виникнуть розбіжності, то оцінка може бути відкладена допоки проблема не буде вирішена.
Рамкові контракти
Контракти, що укладаються на основі рамкових угод, стають дедалі поширенішими.
Вони часто структуровані відповідно до тематики або можуть бути частиною ширшої програми фінансування (наприклад, Фонд стабільності та безпеки в умовах конфліктів, керований FCDO).
Простіше кажучи, рамковий контракт – це закритий список бажаних постачальників, які змагаються за спеціальні гранти, хоча вони також можуть залучати партнерів поза рамкового контракту в якості членів консорціуму.
Передбачається, що процедури будуть спрощені, а терміни, що відводяться організаціям на підготовку своїх заявок, часто дуже стислі.
Хоча розмір грантів, що додаються до рамкових контрактів, може бути значним, цей підхід не знаходить відгуку у багатьох організаціях-виконавців, які стверджують, що відповідні процедури непрозорі та спотворені на користь організацій, що володіють ресурсами та необхідним досвідом для подачі заявок.
Субгрант
Зверніть увагу, що існує два різних тлумачення субгранту. Для американських донорів одержувач субгранту фактично є партнером-виконавцем, який вказаний в заявці та отримує узгоджену частку доступного бюджету. Для програм ЄС одержувачем субгранту є одержувач "фінансової підтримки третім сторонам", який подає заявку на отримання гранту на конкурсній основі після запуску проєкту. У нижченаведених пунктах розглядається останнє тлумачення.
В останні роки донори прагнуть перекласти адміністративні накладні витрати, пов'язані з управлінням грантами, на організації-виконавці. Це передбачає включення компоненту субгранту до ширшого гранту чи контракту про надання послуг.
Відповідно до такої домовленості підрядник виділяє та адмініструє обмежену кількість малих грантів відповідно до правил звітності, встановлених донором.
Фактично організації-виконавці самі беруть на себе роль донорів.
Переваги субгрантів
Субгранти вигідні тим, що вони дозволяють невеликим організаціям громадянського суспільства та засобам масової інформації в країнах-партнерах, які не мали б права на отримання більших грантів, отримувати донорське фінансування.
Субгранти можуть бути виділені відносно швидко, а адміністративний тягар, пов'язаний з цим, зазвичай легше, ніж при проведенні конкурсів заявок, керованих донорами.
Недоліки субгрантів
Тим не менш, вони створюють велике навантаження для організації-адміністратора, яка зобов'язана допомагати недосвідченим одержувачам грантів в питаннях управління проєктами та фінансової звітності.
Ризики субгрантів
Особа, яка надає грант, також піддається вищому ступеню ризику, оскільки відповідність фінансової звітності залежить від внутрішніх систем одержувачів грантів, які можуть не відповідати призначенню. Врешті-решт тягар відповідальності лягає на особу, яка надає грант.
Були докладені зусилля для лобіювання спільноти донорів для полегшення процесів надання субгрантів шляхом запровадження полегшеного робочого навантаження для всіх зацікавлених осіб та приділення більшої уваги наставництву в роботі одержувачів грантів і забезпеченню того, щоб фінансування приносило додаткову цінність.
Наразі ці зусилля не привели до будь-яких серйозних поступок.
Планування та розробка проєкту
Можна стверджувати, що найкращі проєкти – це ті, які ґрунтуються на вже наявній ідеї, адаптованій для цілей тендерної пропозиції.
Це дає кандидатам можливість продемонструвати, що основний підхід випробуваний, а також має достатню гнучкість для впровадження інновацій або охоплення конкретних тем.
Проєкти, які розробляються з нуля для "галочки", як правило, здаються штучними та постановочними.
Межа креативності зазвичай визначається типом контракту, про який йде мова. Технічні завдання для контрактів про надання послуг зазвичай мають багато вказівок, тоді як інструкції для конкурсів заявок надають набагато більше можливостей для маневру.
Проте, дуже загальні рекомендації часто змушують заявників гадати, що насправді шукає донор, і часто можуть бути невірно витлумачені.
Управління подачею заявок
Великі організації часто призначають спеціального менеджера з подачі заявок, який буде контролювати весь процес, але це, на жаль, розкіш, яку мало хто може собі дозволити.
Тим не менш, існують стандартні процедури управління, які варто мати на увазі, навіть якщо ви призначаєте кілька ролей відповідним особам.
Їх можна резюмувати наступним чином:
Почніть із упорядкування всіх матеріалів, які можуть бути використані для заповнення створеного вами каркаса (див. у розділі "Крок сьомий: створення каркаса опису" у модулі "Розробка проєкту").
Важливо мати чітке уявлення про те, з яким обсягом вам належить працювати, що дозволить учасникам приступити до роботи.
Централізуйте всю документацію, що відноситься до заявки, в ідеалі на платформі, що дозволяє спільне редагування та коментарі.
Організуйте регулярні перевірки з усіма зацікавленими сторонами. Деякі автори будуть більш незалежними, ніж інші, але треба уникати сценарію, в якому автор створює багато описів, які не відповідають вимогам або засновані на неправильних припущеннях.
Забезпечте належний контроль версій документів або шляхом спільного використання онлайн, або шляхом відстеження того, хто контролює основний документ.
Уникайте порушення власних термінів.
Внутрішні терміни неминуче змінюватимуться протягом усього процесу написання заявок, але ви повинні подавати приклад і докладати всіх зусиль для забезпечення дотримання глобальних термінів.
Розставте пріоритети в тих завданнях та/або компонентах заявки, які будуть визначати різницю між невдачею та успіхом.
Усі пропозиції складаються з елементів, які мають вирішальне значення для процесу оцінки, і тих, які просто "приємно мати".
Якщо ви маєте обмежені ресурси, зосередьтеся на дійсно важливих аспектах, наприклад, на переконливому резюме, обґрунтованій теорії змін, ретельному аналізі ризиків.
Створіть мережу учасників процесу написання пропозицій і ведіть резервний список.
В останній момент вам може знадобитися консультація експерта або додаткові ресурси (особливо, якщо хтось із вашої команди змушений залишити проєкт).
Варто створити широку мережу перевірених донорів, особливо експертів в сферах, які регулярно фігурують в донорських програмах, таких як гендерна рівність, обов'язок надання допомоги та моніторинг та оцінка (M&E).
Last updated