Потенційних кандидатів просять представити основну інформацію про свою організацію, а також надати детальну інформацію про минулий досвід і технічну та/або фінансову спроможність.
Крім того, від учасників торгів може вимагатися відповідність набору критеріїв, які демонструють, що вони мають досвід реалізувати програми подібного масштабу та еквівалентної вартості, можливо, також у порівнянному середовищі.
Для отримання контрактів про надання послуг в ЄС організаціям-виконавцям рекомендується подавати заявки в складі консорціуму, і в цих випадках може бути врахований колективний досвід роботи консорціуму.
Concept note / Проєктна записка
Це документ обсягом 4-5 сторінок, в якому викладено основні ідеї та підходи до проєкту, а також описано будь-які офіційні партнерства, які є невід'ємною частиною розробки проєкту.
Проєктні записки зазвичай запитуються на першому етапі процесу подання заявок на отримання гранту, що дає донорам можливість скласти короткий список тих пропозицій, які, на їхню думку, найкращим чином відображають цілі та пріоритети програми.
Далі кандидатам, включеним до короткого списку, пропонується подати повну заявку, в якій мають бути збережені основні елементи проєктної записки, включаючи задіяні партнерські відносини та запропоновану суму бюджету.
Full application / Повна заявка
Повна заявка дозволяє потенційним отримувачам грантів розкрити суть своєї ідеї, представивши ключові аспекти пропозиції під загальними заголовками розділів.
Більшість донорів пропонують шаблон для повних заявок, який містить таблицю бюджету та логічну структуру. Заявки, як правило, оцінюються відповідно до бальної матриці, яка представлена в Технічному завданні.
Technical Offer / Технічна пропозиція
Технічна пропозиція – це термін, який використовується для опису описової пропозиції в тендері. Вона часто містить набір резюме ключових експертів, чия професійна кваліфікація оцінюється в рамках заявки.
Технічні пропозиції надходять відповідно до Технічного завдання, складеного організацією-замовником, і, як правило, мають продемонструвати, що учасник конкурсу повністю розуміє запропоновані завдання та володіє ефективною методологією їхнього виконання.
Технічні пропозиції також мають відображати глибокі знання про ризики, проблеми та можливості, притаманні операційному середовищі.
Financial Offer / Фінансова пропозиція
Технічні пропозиції супроводжуються фінансовою пропозицією, яка відкривається та оцінюється тільки після того, як технічні пропозиції було розглянуто і оцінено.
Як правило, учасники конкурсу намагаються запропонувати конкурентоспроможний бюджет, який нижчий за максимально наявний бюджет.
Однак, у матриці підрахунку балів вага зазвичай надається технічній пропозиції, що означає, що учасники конкурсу з дуже сильною пропозицією можуть не відчувати необхідності подавати економічно вигідну пропозицію.
